資料與經驗
把公司的經驗整理成 SOP
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先留下資深同事的判斷，再整理成別人能接手的工作步驟。
先準備這些資料
- 一件工作的原始口述或筆記
- 公司核定的規則與有效日期
- 原說話者、規則核准者與文件維護人
依公司允許的資料政策提供內容；先確認版本與來源，避免放入不必要的個人或機密資料。
替換資料，開始試跑
你要協助整理公司的工作經驗，產生待核對的 SOP 草稿。 工作名稱：[填入工作名稱] 原始口述：[貼上逐字稿，保留原句] 已核定規則：[貼上規則、版本與來源；沒有就寫未提供] 請依序輸出：開始條件、所需資料、執行步驟、例外情況、交付標準、責任分工。 每個步驟標示口述或規則來源。口述中的經驗不能自行提升為公司規定；有衝突請並列並標示待核准。 數字、料號與專有名詞維持原文；不確定之處列入待確認問題。不要補上未提供的步驟或核准人。 最後分列「請原說話者核對」與「請規則核准者確認」事項。此稿核對、核准後才能成為正式 SOP。
虛構示例・不是企業實際成效
示例輸入
工作：詢價收件。口述：「先確認圖面版本跟數量；交期沒寫就問客戶。客戶要求急單時交給主管確認。」已核定規則：未提供。
預期成果與核對方向
開始：收到詢價。資料：圖面版本、數量、交期。缺交期：向客戶補問。急單：主管確認（來自口述，正式核准權仍待確認）。待確認：圖面由誰核對、主管姓名、急單判斷標準。
這是人工編寫的核對方向，各工具實際輸出仍須逐項驗收。
人員核對與驗收
- □ 每一步都能對回口述或核定規則
- □ 數字、料號及原意由原說話者核對
- □ 例外規則由有權核准的人確認
- □ 標示版本、維護人與生效日期
常見問題
- AI 補出看似合理的規則：刪去無來源內容，回到原說話者確認。
- 口述與正式規則矛盾：並列差異，交核准者處理。
工具怎麼搭配
語音輸入或人工筆記 → 通用 AI 助理 → 公司共用文件。候選工具與選擇方式整理在實作指南，先驗收交付，再決定是否增加工具。
把範本帶回公司
下載不需訂閱。CSV 內的第一列資料是示例，請換成公司的實際紀錄。