資料與經驗
把資深同事的經驗變成大家可用的知識
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公司裡有沒有一種工作，只要某位同事不在，其他人就不知道該怎麼處理？
平常做起來很順，換個人接手，才發現有些判斷從來沒寫下來。哪些資料要先確認、什麼情況可以繼續、遇到例外要找誰，都得再問一次。
可以先挑一件這樣的工作，請熟悉的人說一遍，再用 AI 幫忙整理。
點開下面的步驟，看看可以怎麼開始。
選一件工作
從什麼資料開始？做到哪裡可以交接？
把判斷講出來
為什麼這樣做？例外發生時，先找誰？
核對與核准
原說話者核對原意；公司規則由有權核准的人確認。
交給同事試做
接手者照著做，記下看不懂或還需要問人的地方。
先選一件大家常問的工作
不用一開始就整理整個部門。先挑一件經常有人問、範圍也說得清楚的工作。
開始前，先講好要整理哪一段：從拿到什麼資料開始，做到哪裡可以交給下一個人。範圍清楚，資深同事比較容易講，接手的人也比較知道要看什麼。
除了步驟，也把判斷的理由說出來
請資深同事照平常做事的順序講。講到需要判斷的地方，就多問一下：
「你怎麼知道這樣可以？」 「如果資料不齊，你通常先找誰？」 「什麼情況要停下來，請人核准？」
這些追問，能幫忙留下光看操作步驟看不出來的經驗。
除了必要的打字與相關資料文件，這個過程也可以用前面介紹過的語音，甚至聊天的方式留下內容，交給 AI 整理。
AI 整理完成後，請提供經驗的同事看一次內容，特別核對文字、名稱、料號、數字和例外條件。這些都是非常關鍵的資訊。
請 AI 整理草稿，再由人確認
把口述紀錄交給 AI，請它整理工作步驟、判斷依據、例外情況，以及還需要確認的問題。
有些做法是個人習慣，有些才是公司已確認的規定。請 AI 保留這個差別；原話沒說清楚的地方，先列為待確認。
整理完，請原說話者核對意思有沒有變。涉及公司規則或核准權限的部分，再交給有權核准的人確認。
讓接手的人實際試一次
草稿整理好了，找一位要接手的同事，拿同一件工作試著做看看。
哪裡看不懂？哪份資料找不到？做到哪一步又得回頭問人？把這些地方記下來，補回文件。
最後寫上誰負責更新、目前是哪個版本，以及共用檔案放在哪裡。以後做法變了，也要有人把文件一起更新，接手的人才不會拿到舊版本。
帶回公司試試
挑一件工作，把訪談準備好
先填工作範圍，再把語音、聊天或文件整理出的紀錄貼進來。填完就能複製 Prompt，交給你使用的 AI 工具整理。