分工與責任
AI 做完了，下一步誰負責？
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導入 AI 之後，你可能會碰到一件有點好笑、又有點無奈的事：資料整理得比以前快了，你卻還是得一直追進度。
「這份誰看過了？」 「這個條件可以答應嗎？」 「所以現在到底誰要往下做？」
AI 已經把草稿做好了，工作卻卡在同事之間。遇到這種情況，可以先回頭看看：你有沒有把接下來誰要做什麼，一起交代清楚？
點開下面的步驟，看看可以怎麼開始。
AI 建議下一步
把組織與職責交代清楚，請 AI 建議下一步動作、協作對象與交接資料。沒有依據的人員或權限，先列為待確認。
同事核對
指定同事確認資料版本、數字與來源，把已確認和仍缺少的資訊留下來。
依權限核准
需要核准的條件交給有權核准的人確認。在核准完成前，維持待核准。
負責人執行與追蹤
核准後由負責人執行，記下交接對象、後續問題與回頭確認的時間。
也讓 AI 認識你的公司，才知道下一步可以找誰
你在請 AI 協助的時候，也可以把公司相關的組織架構、人員與職責一起告訴它。
誰負責哪一段工作、哪些事情由誰核准、遇到問題通常找誰討論，這些都是工作背景的一部分。
就像前面提過的，AI 是一個很聰明、但還不熟悉你公司的新人。你把資料交給它，也要讓它知道，這件事情會經過哪些同事的手。
有了這些背景，你就可以進一步請它幫忙：根據目前的進度，下一步建議做什麼？應該找哪位同事？交給對方時要附上什麼資料？如果需要不同部門一起處理，可以怎麼分工？
這樣一來，AI 也能幫你把後面的協作想得更完整。它提出的是建議，仍然要依照公司實際的分工與權限確認；如果提供的資料裡沒有說清楚誰負責，就請它先列為待確認，不要自己猜一個人出來。
你說「大家看一下」，到底是誰要看？
這句話在公司群組裡，應該不陌生。
文件貼上去了，大家也都讀了。可是「看過」到底是什麼意思？是知道有這件事，還是已經核對資料、確認沒有問題？
如果沒有講清楚，每個人對這句話的理解可能都不同。最後還是得由你一個一個問。
所以交代工作時，可以再多說清楚一點：請誰核對資料版本、誰確認數字與來源，以及發現問題後要找誰處理。
核對完，把結果留在文件或工作紀錄裡。下一個人接手時，才知道哪些已確認、哪些還不能往下做。
AI 寫得很完整，公司就已經答應了嗎？
這一點，老闆尤其要留意。
報價、折扣、交期，或是其他要對客戶說出口的承諾，都牽涉到公司的規定與核准權限。AI 把內容整理好了，接下來仍然要確認：誰有權答應這件事？
開始前，就把現有的規定、可用的資料，以及需要核准的條件一起交代給 AI。資料不夠或條件對不起來時，請它把問題列出來。
還沒有人核准的部分，就寫清楚「待核准」。這樣接手的同事才不會看到一份完整文件，就以為已經可以拿去對外使用。
我們公司就那幾個人，需要分這麼細嗎？
你可能會說：「核對是我、核准也是我，最後還是我寄出去啊。」
可以，同一個人負責沒有問題。重點是，你自己也要知道這幾件事，各自確認到哪裡。
確認資料正確，是核對；確認這個條件公司可以接受，是核准；把確認好的內容寄出去，並追蹤後續，是執行。
人可以是同一個，這些事情還是要做清楚。以後有人接手，也才知道哪一段已經完成、哪一段還要等你確認。
核准之後，還要有人把事情做完
文件確認好了，誰要寄出？寄出之後誰追蹤？如果對方回覆有問題，又由誰接著處理？
這些事情也要一起交代。否則你可能忙完一輪，回頭才發現，大家都在等下一個人。
不用一開始就弄一套很複雜的管理辦法。先挑一件正在做的工作，把目前做到哪裡、還缺什麼、下一步誰負責，以及何時回頭確認，寫清楚就好。
下次交代 AI 協助工作時，也順便把這一段想好。草稿完成之後，每個人都知道自己要接哪一步，你才比較不用一直追著問：「這件事後來怎麼了？」
帶回公司試試
先讓 AI 認識一起做事的人
挑一件正在做的工作，填入組織與分工背景，產生可複製的 Prompt，再交給你使用的 AI 工具建議怎麼協作。